Introducción:
El objetivo de este protocolo es establecer un procedimiento para facilitar la comunicación antes, durante y después del posible impacto de un fenómeno atmosférico en Puerto Rico. Nuestro mayor interés es garantizar la seguridad de los empleados, investigadores y participantes del PRCTRC durante el fenómeno.
Definiciones:
- Vigilancia de Huracán o Tormenta Tropical – significa estar en alerta, pues en la atmósfera se está dando una situación con potencial de peligro; el anuncio se emite 48 horas antes.
- Aviso de Huracán o Tormenta Tropical – significa que una situación de peligro asociado a un fenómeno atmosférico está ocurriendo o es inminente el que ocurra; el anuncio se emite 36 horas antes.
- Servicios Esenciales del PRCTRC – Servicios de Enfermería, Servicios de Laboratorio, y envío de muestras.
Proceso de decisiones:
- Cuando el Centro Nacional de Huracanes emite un aviso de Huracán o Tormenta Tropical, la administración del PRCTRC evaluará la posibilidad de anunciar la suspensión de labores.
- Cuando el/la Gobernador/ra de Puerto Rico emite el anuncio de cancelación de servicios en el sistema público, la administración del PRCTRC se comunicará con la Oficina del Rector para confirmar el plan institucional y suspender las labores en el Centro de Investigaciones Clínicas.
Responsabilidades:
- La administración mantendrá una lista actualizada de los números telefónicos del personal del PRCTRC. Al momento de surgir una Vigilancia de Huracán o Tormenta Tropical, la administración se llevará esta lista consigo para tenerla disponible en caso de Aviso de Huracán o Tormenta Tropical.
- El Personal Supervisor de Servicio del PRCTRC preparará una lista de los números telefónicos de los coordinadores de estudio. Al momento de surgir una Vigilancia de Huracán o Tormenta Tropical, la supervisora se llevará esta lista consigo para tenerla disponible en caso de Aviso de Huracán o Tormenta Tropical.
- Los coordinadores de proyectos prepararán una lista de los números telefónicos de los participantes de su estudio. Al momento de surgir una Vigilancia de Huracán o Tormenta Tropical, la coordinadora se llevará esta lista consigo para tenerla disponible en caso de Aviso de Huracán o Tormenta Tropical.
Acciones:
Comunicación
- Administración del PRCTRC – se comunicará con el personal supervisor de cada área de servicio para notificarles la suspensión de servicios. La administración del PRCTRC enviará un comunicado, anunciando la suspensión de servicios.
- Personal Supervisor del PRCTRC– se comunicará con el personal bajo su supervisión y los coordinadores de los proyectos de investigación, para notificarles la suspensión de servicios.
- Coordinadores de Proyectos– se comunicarán con los participantes citados para la fecha en cuestión, para notificarles que su seguridad es nuestra prioridad y reprogramar las citas.
- Se utilizará la misma cadena de comunicación para la restauración de los servicios.
Cambios por acuerdo mutuo
- Si un investigador desea adelantar servicios como parte de su plan de contingencia, se comunicará con el Personal Supervisor del área para coordinar el mismo.
- El Personal Supervisor de área hará los arreglos necesarios, hasta donde los recursos permitan, para planificar citas adicionales previo a la fecha del fenómeno atmosférico.
Protección de Propiedad
- En el momento en que el personal supervisor de cada área de servicio notifica la suspensión de servicios, todo el personal del PRCTRC procederá a tomar medidas para asegurar las facilidades y proteger el equipo de las posibles inclemencias del tiempo.
- En el momento en que el personal supervisor de cada área de servicio notifica la suspensión de servicios, los coordinadores procederán a tomar medidas para proteger el equipo (propiedad de su estudio) de las posibles inclemencias del tiempo o removerlo del Centro.
Reanudación de Servicios:
Tan pronto el Centro Nacional de Huracanes emita un aviso de condiciones normales en el clima y las carreteras, se reanudará la operación regular del PRCTRC.